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Tradicionalmente las operativas de gestión de almacén se han considerado como el patito feo de la logística. El almacén se considera frecuentemente como un mal necesario para poder dar servicio al cliente y que se debe tratar de eliminar. Y muchas veces la empresa no se da cuenta del potencial de mejora que existe realizando un análisis exhaustivo y una adecuada definición de los procesos de trabajo desde una visión de gestión por procesos.
 
Por suerte, cada vez son más las empresas que interiorizan el potencial que tiene la gestión por procesos aplicada a las operativas de gestión de almacén, ya sean de materias primas, de productos semielaborados, o de productos terminados.
 
Seamos conscientes de que los almacenes son necesarios, y aunque tratemos de reducirlos o incluso de eliminarlos, siempre va a ser necesaria una mínima gestión, ya sea propia, o subcontratada, que nos permita atender los requerimientos de servicio de nuestros clientes internos o externos. Dejaremos para otra ocasión la gestión externalizada, y nos centraremos ahora en la gestión interna.
 
¿Por qué no tratamos a los almacenes como una tarea más dentro de los procesos de fabricación y de producción?. A las operativas de almacén se les debe prestar tanta atención como a cualquier proceso productivo en el que dedicamos grandes recursos a optimizar la utilización de los recursos humanos y mecánicos para obtener el máximo rendimiento.
 
Es aquí donde la gestión por procesos aporta un valor muy elevado a la hora de gestionar los materiales dentro de un almacén. Se trata de definir y representar cada una de las tareas que se gestionan dentro del almacén de manera que seamos capaces de interiorizar el valor que aportan al conjunto de la cadena logística.
 
Es importante que seamos capaces de definir e interpretar cada uno de los procesos de trabajo que desarrollamos dentro del almacén, de una manera clara y visual, por medio de diagramas de flujo, que nos ayuden a identificar los puntos débiles de cada proceso y las oportunidades de mejora del mismo. Frecuentemente, solo por el hecho de representar el mismo, es la vía para cuestionar la forma de hacer las cosas.

 

Es necesario establecer una metodología de trabajo clara a la hora de realizar el levantamiento de los mapas de procesos que incluya la definición de aspectos como

        - Cuál es el objetivo que se persigue con el desarrollo del proceso.

        - Describir fielmente el proceso de trabajo por medio de diagramas de flujo y un soporte documental de apoyo.

        - Identificar y describir cada proceso de trabajo independiente.

        - Trabajar los diagramas de flujo con una metodología BPM adaptada a la empresa, que permita el desarrollo e implantación posterior de herramientas tecnológicas.

        - Identificar los riesgos, las ineficiencias y los puntos de control críticos.

Nuestra experiencia a lo largo de los años nos ha demostrado que este levantamiento de los mapas de procesos es una herramienta clave para establecer programas de mejora, eliminar el despilfarro y establecer proyectos Lean dentro de las operativas de almacén.

 Se deberán tratar todos y cada uno de los procesos que se desarrollan en el almacén y que incluirán todas las tareas que se desarrollan dentro del mismo. Siempre existen unos mínimos, atendiendo a la tipología de mercancías que se manejan:

        - Recepción y ubicación

        - Preparación de pedidos

        - Reposiciones

        - Embalajes y consolidaciones.

        - Inventarios

        - Etc.

 
Este es el primer paso para poder empezar a desarrollar proyectos de mejora continua dentro del almacén, y con garantía de éxito.

 

Javier Pérez de Isla
JPIsla Consultoría Logística

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